Việc sử dụng thành thạo các thủ thuật kết hợp trên bàn phím là rất cần thiết cho các bạn làm công việc văn phòng, ngoài việc giúp thao tác nhanh, thuận tiện trong quá trình làm việc, các thủ thuật này còn giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc trên máy tính, nâng cao năng suất, mang lại cho các bạn tính chuyên nghiệp, cũng sẽ giúp ích nhiều cho sự thăng tiến công việc của các bạn về sau này.
Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ 10 thủ thuật cực kỳ hữu ích cho dân văn phòng. Hi vọng với bài viết này sẽ mang lại nhiều giá trị giúp ích cho công việc của bạn.
1. Khoá lập tức màn hình máy tính.
Nếu công việc của bạn phải chạy đi chạy lại nhiều lần, nhiều nơi, trường hợp cấp thiết bạn phải tạm rời máy tính để ra ngoài mà không muốn người khác dùng vào máy của mình vì có nhiều thông tin cần phải bảo mật thì tổ hợp phím " Windows+ L" sẽ hỗ trợ các bạn trong tình huống này.
Khi tổ hợp phím này được nhấn thì lập tức máy tính sẽ chuyển về cửa sổ đăng nhập nơi mà bạn phải đánh lại mật khẩu (nếu bạn đặt mật khẩu cho máy tính) mới có thể vào máy và tiếp tục làm việc.
2. Chuyển đổi các cửa sổ làm việc trên máy tính.
Chúng ta thường mở nhiều tab trong quá trình làm việc, nếu dùng con chuột để chọn lần lượt các cửa sổ thì rất mất thời gian thay vào đó chúng ta có 2 cách để chọn các cửa sổ đang làm việc như sau:
Cách 1: Nhấn tổ hợp phím: Alt +Tab
Đối với cách này ta có thể lựa chọn các cửa sổ dưới dạng phẳng đã thu nhỏ. Chọn đến cửa sổ làm việc nào thì nó sẽ bôi đen ở cửa sổ đó, như trong ví dụ này thì mình đang chọn cửa sổ thứ 4
Cách 2: Dùng tổ hợp phím: Windows + Alt
Tổ hợp phím này sẽ giúp chúng ta tìm đến các cửa sổ đang làm việc dưới dạng 3D, chúng ta qua 1 cửa sổ bằng cách nhấn 1 lần tổ hợp phím thì cửa sổ làm việc sẽ lần lượt hiện ra, cái mình đang chọn là cửa sổ đầu tiên trên màn hình. Ưu điểm của cách thứ 2 là nhìn sẽ trực quan và rõ hơn các cửa sổ.
3. In 1 vùng tuỳ chọn trong excel.
Khi bạn chỉ muốn in 1 phần thông tin trong bảng tính Excel thì chúng ta sẽ thực hiện như sau ( Thực hiện trên Excel 2010, các phiên bản khác thì các bạn cũng làm tương tự)
Bước 1: Chọn vùng in bằng cách bôi đen vùng cần in
Bước 2: Đặt vùng in bằng cách: Vào page layout=> Print Aria=> Set Print Aria
Bước 3: In vùng đã chọn
4. Cố định hàng hoặc cột tiêu đề trong Excel.
Bạn đang làm việc trên 1 bảng tính có rất nhiều dòng và nhiều cột, mỗi lúc kéo xuống phía dưới hoặc kéo sang 1 bên thì hàng hoặc cột tiêu đề cũng chạy theo làm bạn rất khó hình dung để đối chiếu số liệu. Chúng ta sẽ dùng công cụ Freeze Panes để giải quyết vấn đề này.
* Freeze Top Row: Cố định dòng trên cùng của bảng tính Excel.
Vào “View” => chọn “Freeze Top Row” ngay lập tức bảng tính Excel sẽ cố định dòng trên cùng. Kết quả đạt được là khi bạn kéo các dòng xuống phía dưới thì dòng tiêu đề vẫn cố định 1 chỗ cho bạn.
* Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên trong bảng tính Excel.
Vào “View” => chọn “Freeze First Column” khi đó bảng tính Excel sẽ cố định cột đầu tiên của bảng tính. Kết quả đạt được là bạn kéo bảng tính sang trái hay phải thì cột đầu tiên sẽ cố định cho bạn.
=> Để bỏ lệnh Freeze panes thì vào “View” => “Unfreeze panes” để quay lại trạng thái bình thường.
5. Tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái.
Khi bạn có một khối dữ liệu dạng số, thông thường ta hay dùng các hàm như Sum để tính tổng, Min để tìm ra giá trị nhỏ nhất, Max để tìm ra giá trị lớn nhất hay hàm Average để tính giá trị trung bình….
Thay vì cách dùng các hàm tính toán thống kê thì ta có thể xem nhanh các giá trị này bằng cách: Bôi đen vùng dữ liệu và xem số liệu được thống kê ở thanh trạng thái.
Ta thấy được các số liệu như: Giá trị trung bình (Average), đếm ô có ký tự (Count), giá trị nhỏ nhất (Min), giá trị lớn nhất (Max), tổng (Sum).
Bạn có thể thêm hoặc bỏ bớt các tham số ở thanh trạng thái bằng cách nhấn phải chuột ở thanh trạng thái và tích chọn hoặc bỏ các phép tính trong menu Customize Status Bar.
6. Đổi cột thành dòng, dòng thành cột
Bôi đen bảng số liệu => Chọn “Copy” => Chọn “Paste Special” sẽ hiện ra giao diện dưới đây:
Khi bảng menu hiện ra các bạn chọn “Transpose” và bấm chọn ok.
7. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường.
Khi bạn đang làm việc với 1 danh sách họ tên lộn xộn như thế này và bạn muốn các họ tên này phải theo kiểu chữ hoa toàn bộ, chữ hoa chữ cái đầu, …. thì đây là giải pháp nhanh nhất cho bạn
Cột A là cột họ tên ban đầu. Có một số cách cho các bạn lựa chọn như sau:
– Viết hoa tất cả các chữ cái: Dùng hàm UPPER
– Viết thường tất cả các chữ cái: Dùng hàm LOWER
– Viết hoa các chữ cái đầu tiên: Dùng hàm PROPER
8. Mở nhiều bảng tính Excel cùng 1 lúc
Khi bạn đang cần phải mở nhiều file excel để làm việc, thay vì mở từng file một các bạn có thể mở cùng 1 lúc nhiều file bằng 1 thao tác như sau:
Bạn nhấn giữ phím Ctrl và kích chọn các file bạn muốn mở sau đó nhấn phín Enter.
9. In văn bản từ Excel khi sang trang vẫn có tiêu đề
Khi in 1 văn bản từ file excel, bạn gặp một rắc rối tương đối khó chịu là khi sang trang 2, trang 3 và các trang phía sau dòng tiêu đề bị mất do đó không thể hình dung được số liệu đang xem là của chỉ tiêu nào.
Cách giải quyết vấn đề này như sau:
Bước 1: Vào “Page layout” => “Page setup” => Chọn tab “Sheet”
Bước 2: Ở trong giao diện làm việc của tab sheet, bạn tìm đến dòng “Row to repeat at top” tức là nhắc lại dòng trên cùng, dòng tiêu đề mà bạn muốn in ở trang sau, bạn kích chuột vào sau đó tìm đến bôi đen dòng tiêu đề bạn muốn nhắc lại trong bảng tính, sau đó nhấn nút “Ok”
Sau khi kết thúc bước 2 thì các bạn in văn bản các trang phía sau sẽ có tiêu đề là các hàng như bạn đã lựa chọn.
10. Chuyển đổi qua lại các tab làm việc trên excel hoặc trình duyệt tìm kiếm
Trong quá trình làm việc bạn phải liên tục chuyển đổi từ sheet này sang sheet kia (Trong Excel) hoặc tab này qua tab kia (trên trình duyệt tìm kiếm) để xem dữ liệu, trường hợp bạn không có chuột hoặc nếu dùng chuột để chuyển đến các sheet thì rất mất thời gian thay vào đó các bạn nên sử dụng phím tắt Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để chuyển đổi qua lại các sheet với nhau một cách chuyên nghiệp mà không cần dùng tới chuột.
Những chia sẻ trên đây là Top 10 thủ thuật hữu ích và thông dụng nhất cho dân văn phòng. Hi vọng với những chia sẻ bên trên các bạn sẽ đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm máy tính văn phòng cũ giá rẻ Hà Nội tại đây
0 nhận xét :
Đăng nhận xét